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【Excel技巧】Excel筛选序号就变乱?超简单,一招就能搞定

Excel技巧 admin 2年前 (2019-07-17) 1421次浏览 已收录 0个评论

序号不对号,工作就乱套!

好不容易排好的序号,只要一筛选或者一隐藏就又乱了。

特别是面对成百上千条数据时…

真让人头大!

今天我们就来解决这个问题~

继续往下看吧~

01

筛选或隐藏数据之后,序号不连续

相信大家都有过这种经历,工作中,我们经常需要对数据,进行筛选。

但是,筛选之后,序号并不会连续编号。

就比如下面的案例,当筛选出华东地区的数据之后,左侧的序号是不连续的。

而对比下图,筛选之后,编号都是连续的。

【Excel技巧】Excel筛选序号就变乱?超简单,一招就能搞定

甚至,当有数据隐藏时,编号也都是连续的。

【Excel技巧】Excel筛选序号就变乱?超简单,一招就能搞定

面对这样的问题,我们要怎样去做呢?

02

SUBTOTAL 函数的语法讲解

这里,需要引入 SUBTOTAL 函数,来解决上面这个问题。

SUBTOTAL 函数的语法如下:

=SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],…)

可以理解为:

=SUBTOTAL(汇总方式,汇总区域)

SUBTOTAL 的第一参数,对应的函数如下图:

【Excel技巧】Excel筛选序号就变乱?超简单,一招就能搞定

如果使用 1-11,会忽略已筛选掉的单元格,但包括手动隐藏的行

如果使用 101-111,不仅会忽略已筛选掉的单元格,还会忽略手动隐藏的行

03

SUBTOTAL 函数的实例讲解

上一部分,我们只是讲解了 SUBTOTAL 的语法,但是还不知道如何使用 SUBTOTAL 。

下面,就通过几个例子讲解一下。

下图中,正常情况下,对 B 列计数,三个公式的结果一样,都是 10。

对于为什么 SUBTOTAL 第一参数分别是 3 和 103,请看 SUBTOTAL 第一参数对应的函数表。

另外,这个对应表无需记忆,因为在写公式的时候,会有函数屏幕提示。

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对 B 列,筛选出华东地区的数据时,COUNTA 还是 10,但是 SUBTOTAL 会忽略已经筛选掉的数据。

【Excel技巧】Excel筛选序号就变乱?超简单,一招就能搞定

当只手动隐藏第 5 行数据时,只有 SUBTOTAL 的第一参数是「103」的时候,计数结果是 9 。

【Excel技巧】Excel筛选序号就变乱?超简单,一招就能搞定

对比上面三个例子,应该就能理解了 SUBTOTAL 第一参数的意思:

如果使用 1-11,会忽略已筛选掉的单元格,但包括手动隐藏的行。

如果使用 101-111,不仅会忽略已筛选掉的单元格,还会忽略手动隐藏的行。

04

筛选或隐藏数据之后,序号保持连续

到这里,很多小伙伴肯定会举手:我知道了如何实现序号保持连续了。

然后,在 A2 单元格输入以下公式,并双击填充得到序号列。

=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)
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好的,下面,我们来验证一下,这个公式是否正确。

当隐藏第 4 行数据时,编号是连续的。

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当筛选出「华东地区」的时候,序号也是连续的。

但仔细一看,奇怪,怎么多了一个「华中地区」?

我明明只筛选了「华东地区」。

【Excel技巧】Excel筛选序号就变乱?超简单,一招就能搞定

为什么会这样呢?

因为,此函数相当于分类汇总,在筛选时,最后一行是不参与筛选的。

知道了原因,我们终于可以放大招,给出最后的解决方法了。

方法一:

在最后一行数据下的第一行(此例中是 A12:D12 )中任意单元格输入一个空格,扩充筛选区域,就可以解决。

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方法二:

在 A2 单元格输入以下公式,双击填充可以解决。

=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)*1
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方法三:

在 A2 单元格输入以下公式,双击填充也可以解决。

=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)
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好了,问题终于解决了!


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